¿Qué es el método Bandeja de Entrada Cero y cómo funciona?

Si lo piensas, hoy en día nuestras vidas se componen de múltiples bandejas de entrada. Ya sea la bandeja de entrada de tu correo electrónico, tu cuenta de WhatsApp, tu aplicación de mensajería, tus canales de Slack o tus feeds de las redes sociales, todo es más o menos una bandeja de entrada. Pero nada provoca más ansiedad que la bandeja de entrada del correo electrónico. Con más de 200.000 millones de nuevos correos electrónicos enviados a diario, ver cómo te inundan más rápido de lo que puedes responderlos puede hacer que tengas la sensación de que gestionar correos electrónicos se ha convertido en tu único trabajo a tiempo completo. Por eso mucha gente intenta seguir lo que se denomina la Método Bandeja de Entrada Cero.

¿Qué es el método Bandeja de Entrada Cero y cómo funciona? ¿Funciona realmente ¿funciona, o es simplemente una vía rápida para quemarte a lo grande? Vamos a echar un vistazo a su historia, su metodología, las diversas formas en que puedes mantenerlo, y si funciona o no al final del día. Utilizaremos Gmail en nuestro artículo, pero los consejos y teorías se aplican, obviamente, a todos los servicios de correo electrónico.

¿Qué es el método Bandeja de Entrada Cero?

La frase «Bandeja de Entrada Cero» fue creada originalmente por Merlin Mannfundador y escritor de 43 Carpetas (que no se ha actualizado en 11 años.) Quizá te interese saber que el «cero» de Bandeja de Entrada Cero no se refiere a mantener obsesivamente vacía tu bandeja de entrada en todo momento. En su lugar, se refiere a «la cantidad de tiempo que el cerebro de un empleado está en su bandeja de entrada».

Mann dio un discurso en Google en 2007, donde expuso su filosofía del método Bandeja de Entrada Cero.

La metodología básica de la Bandeja de Entrada Cero consiste en 4 D. Síguelas y estarás bien encaminado.

Borra

Esta es la acción más fácil de todas: si no lo necesitas, bórralo y pasa al siguiente correo. Esto no sólo se aplica al spam, sino también a los correos que sabes que no vas a necesitar o leer nunca más.

Delegar

Esto no sólo se aplica a los responsables de un equipo. Si no puedes ayudar a la persona que te ha enviado un correo electrónico, intenta reenviárselo a alguien que pueda ayudarte. Después borra tu copia del correo y olvídate de él. Sólo ten cuidado de que el reenvío del correo electrónico a otra persona no empeore aún más su situación.

Aplazar

En Inbox Zero se desaconseja activamente posponer la respuesta a un correo electrónico. Es precisamente esa postergación la que hace que se acumulen en primer lugar. Pero a veces, necesitas un día o dos antes de poder responder, ya que la información necesaria aún no está disponible. En ese caso, pospone el correo y haz que vuelva a tu bandeja de entrada el día indicado.

Haz

Hacer es lo mejor de todo. Si te ocupas del correo inmediatamente y lo eliminas de tu bandeja de entrada, estarás en el buen camino hacia la Bandeja de Entrada Cero. Da respuestas rápidas, para no emplear demasiado tiempo en esto.

Cómo empezar a aplicar el método Bandeja de Entrada Cero

Si el método de la Bandeja de Entrada Cero te parece algo a lo que puedes aspirar, quizá te preguntes cómo empezar. Es más, puede que te estés preguntando si podrás mantenerlo una vez que empieces. Una vez que empieces con la Bandeja de Entrada Cero y veas que funciona, obviamente tendrás que mantener el impulso. De lo contrario, el trabajo duro y el progreso se perderán, y volverás al punto de partida.

Aquí tienes una lista de consejos para asegurarte de que siempre tienes la Bandeja de Entrada Cero (o algo parecido).

Antes de hacer nada, tienes que reenviar todas tus direcciones de correo electrónico a una bandeja de entrada central. Entrar individualmente en cada cuenta de correo electrónico lleva mucho tiempo y agota tu productividad. Pero si tienes todo entrando en un único buzón? Entonces abordar tu correo electrónico y mantener una visión de conjunto resulta mucho más fácil. Haz una lista de todas las direcciones de correo electrónico que tengas, inicia sesión en cada una de ellas y reenvíalas todas a la bandeja de entrada central que desees.

Cuando Gmail introdujo las bandejas de entrada múltiples, se comercializó como una forma de ver más correos electrónicos en la bandeja de entrada para ser más productivo. Pero para las personas que ya están ahogadas en correos electrónicos, ver varias bandejas de entrada no hace más que multiplicar el estrés. Así que el siguiente paso es cambiar a un único buzón estándar por defecto.

En Gmail, ve a Configuración > Bandeja de entraday en Tipo de bandeja de entradaseleccionar Por defecto. Gmail se recargará y te ofrecerá una bandeja de entrada estándar con un diseño sin florituras.

Hay una función muy interesante, que a menudo se pasa por alto, en la configuración de Gmail. Si ahora vas a la sección Avanzado secciónverás un Avance automático función. Lo que hace esto es rebotarte al siguiente correo en lugar de devolverte a la bandeja de entrada. Así que si estás revisando tu bandeja de entrada y decidiendo sobre cada correo, utilizar esto te ahorrará tiempo a largo plazo. Son las pequeñas cosas las que suman.

Cuando Gmail dio a todo el mundo gigabytes de espacio de almacenamiento en 2004, proclamó: «¡nunca más borres un correo electrónico!». Pues bien, si quieres alcanzar el nirvana de Bandeja de Entrada Cero, entonces definitivamente tienes que empezar a borrar correos electrónicos. Además, míralo de esta manera. Una vez que se agote el almacenamiento de tu correo electrónico (almacenamiento que también se aplica a otros servicios como Google Drive), tendrás que empezar a pagar por actualizaciones de almacenamiento. ¿Quién quiere hacer eso?

Empieza con las notificaciones de correo electrónico que ya no necesites, como:

• Notificaciones de pago de PayPal o de tu banco.
• Correos electrónicos de estado de entrega de comida rápida.
• Notificaciones de tiempo limitado de otros servicios online, como tu viaje en coche con Uber el año pasado.
• Ofertas especiales que han caducado hace tiempo.
• Resúmenes de comentarios de lugares como Slack.
• Correos electrónicos de compras en línea (como Amazon)

Utiliza el buscador de Gmail y usa palabras clave para encontrar este tipo de correos. Elimínalos todos. Descarga todos los archivos adjuntos importantes y elimina todos los innecesarios. A continuación, cancela la suscripción a tantos correos electrónicos de notificación como sea posible accediendo a los sitios web y desactivando las notificaciones por correo electrónico. Si necesitas confirmar algo en el futuro, el sitio o la aplicación te lo dirán. No necesitas un correo electrónico.

Ni que decir tiene que todo lo que veas claramente que es spam debes marcarlo como spam. Esto puede abarcar toda la gama, desde Viagra canadiense barata hasta correos electrónicos de contactos fríos de vendedores. Te sorprenderá lo mucho que esto reducirá tu bandeja de entrada. Cualquier infractor persistente puede filtrarse directamente a la papelera para el futuro. Veremos los filtros en la siguiente sección.

Las etiquetas y los filtros van a ser tus mejores amigos en el futuro. Se pueden utilizar para cualquier cosa, desde asegurarte de que algo va directamente a la papelera a partir de ahora hasta tener todos los correos no esenciales escondidos fuera de la vista. Así que ahora es el momento de empezar a configurar algunos filtros. Si quieres eliminar alguno de los filtros en el futuro -o necesitas editarlos- también es muy fácil hacerlo.

Utilizando etiquetas y filtros, a partir de ahora puedes enviar permanentemente a la papelera a un remitente de correo electrónico molesto. También puedes tener todos los correos categorizados para que sean más fáciles de eliminar (todas las compras online en una etiqueta, todas las operaciones bancarias online en otra, etc.) Luego sólo tienes que hacer clic en la etiqueta para ver todos los correos relevantes filtrados y clasificados.

Este es el último cambio de juego para la organización del correo electrónico. ¿A cuántos boletines electrónicos estás suscrito? ¿Cuántos lees realmente? Probablemente no tantos como a los que estás suscrito.

Cuando revises tu bandeja de entrada, pulsa inmediatamente el enlace de cancelación de suscripción de todos los boletines electrónicos que ya no quieras. Luego bórralos todos. Cuando finalmente tengas una lista más pequeña de suscripciones a boletines por correo electrónico que quieras conservar, reenvíalas a otra aplicación. Evita que lleguen a tu bandeja de entrada de correo electrónico y automatiza su paso a una aplicación de lectura. Date una razón menos para mantener tu correo electrónico abierto todo el día.

Para todos los de la vieja escuela, puedes convertir una suscripción de correo electrónico en un canal RSS con Matar el boletín. O aplicaciones de lectura como Bolsillo te permite que tus boletines se envíen directamente a tu cuenta si proceden de tu dirección de correo electrónico registrada en Pocket.

Si tienes miles de correos electrónicos, reducirlos a un nivel más manejable te va a llevar bastante tiempo y paciencia. Así que, cuando por fin lo consigas, tendrás que establecer unas reglas básicas para el correo electrónico que garanticen que no vuelves a resbalar.

No toques un correo dos veces

Esta es la regla de oro de la Bandeja de Entrada Cero. Recuerda las 4 D de las que hablamos en una sección anterior: eliminar, delegar, aplazar y hacer. En otras palabras, cuando abras un correo electrónico, no te limites a mirarlo y luego vuelvas a tu bandeja de entrada sin hacer nada. Lleva a cabo una de las D –

• Borrar el correo electrónico si es spam, una lista de correo, etc.
• Delegado en otra persona, reenviándosela y pidiéndole que se ocupe de ella.
• Aplazar respondiendo por snoozing (si lo que pide la persona aún no es posible.)
• Haz lo que te pide la persona. En otras palabras, responde y ocúpate de ello inmediatamente.

No dejes nunca que ningún correo electrónico se demore. Haz una de las cosas anteriores y saca el correo electrónico de tu bandeja de entrada lo antes posible.

Una gran pérdida de tiempo cuando se trata de correos electrónicos es sentir la necesidad de escribir respuestas largas. Luego la otra persona escribe una respuesta igual de larga, lo que te obliga a volver a hacer lo mismo….rinse…repite…..¿Dónde se ha ido el día otra vez?

Así que empieza una política en la que limites tus respuestas a sólo dos frases (o tressi te parece mejor). Al hacerlo, no sólo ahorras tiempo, sino que también envías un mensaje a la otra persona (sin juego de palabras) de que las respuestas largas ya no serán la norma. Empieza a tratar el correo electrónico como un SMS. Ese sutil cambio de mentalidad puede marcar la diferencia.

Una vez que hayas vaciado tu bandeja de entrada, es el momento de cerrarla. Esta es la parte con la que mucha gente tiene un gran problema. Piensan que si cierran la pestaña de la bandeja de entrada, se perderán algo realmente urgente. Por eso necesitas imponer «horas de oficina del correo electrónico».

Esto es cuando le dices a todo el mundo (ya sea en tu firma automática de correo electrónico o en tu sitio web) que sólo comprobarás y responderás a los correos electrónicos a determinadas horas del día. Los correos urgentes deben enviarse a esa hora, y las respuestas a los que se envíen fuera de ese horario se retrasarán hasta la siguiente hora de oficina.

No tiene por qué ser una «hora» (de hecho, no debería serlo; en realidad, no debería ser más de 10-15 minutos). Cuando entres en tu correo electrónico para responder al siguiente lote, utiliza un complemento de navegador como Pausar Gmail para que no entre nada más momentáneamente.

Respeta estos horarios religiosamente y la gente pronto sabrá cuándo estás disponible y cuándo no.

Este es otro problema que afecta a muchas personas. Oír el ruido del teléfono es un golpe de dopamina para ellos. Si lo apagan, sufren síndrome de abstinencia. Pero si recibes constantemente notificaciones de correo electrónico en la pantalla de tu teléfono, te sentirás obligado a contestarlas. Entonces verás otra y la contestarás…. y, de repente, serás absorbido por el agujero negro.

Entra en los ajustes de tu aplicación de correo electrónico y en los ajustes del teléfono, y desactiva todas las notificaciones de tu aplicación de correo electrónico. Incluso desactiva el número que aparece en el icono de la aplicación y que te indica cuántos correos electrónicos tienes sin leer. Sé valiente. Puedes hacerlo.

El siguiente paso es empezar a reprogramar a la gente y convencerla de que el correo electrónico no es el único método de comunicación. Puedes hacer una llamada telefónica a la antigua usanza, enviar un mensaje de texto o elegir una de las multitudinarias plataformas de mensajería instantánea y videochat. Vuélvete loco y ve a ver a la persona de verdad. Ya sabes, dale la mano, invítale a un café…., como en los viejos tiempos, tal y como se describe en la Enciclopedia Británica.

Una de las cosas buenas de usar Slack, por ejemplo, es que puedes automatizar ciertos correos electrónicos para que lleguen a un canal de Slack. También puedes enviar mensajes de audio y vídeo a la gente dentro de tu canal de Slack, lo que es más rápido y sencillo que escribir otra respuesta por correo electrónico.

Una vez que empiezas a retocar tu bandeja de entrada y entras en la filosofía de la Bandeja de Entrada Cero, puede ser fácil pasarse de la raya y dedicar más tiempo a retocar que a responder correos electrónicos. Entonces estarías simplemente cambiando un problema por otro. Así que no empieces a configurar complejas automatizaciones de Zapier que hagan sonar el timbre y tiren de la cadena cuando llegue un correo electrónico de cierta persona con un determinado archivo adjunto. Mantén los métodos simples, fáciles y rápidos.

¡No te obsesiones con el Cero!

En el mundo de la Bandeja de Entrada Cero, hay algo que se llama Obsesión Cero, en la que te pones nervioso cuando recibes un solo correo. Empiezas a rechazar todos los correos porque están desordenando tu ordenado sistema. Intenta no caer en esa trampa. No todos los mensajes están pensados para ser contestados, y los que sí necesitan respuesta pueden esperar hasta que estés preparado. Si algo es realmente urgente, la otra persona se pondrá en contacto contigo de otra forma.

Establece estrictamente tus límites, asegúrate de que los demás saben dónde están esas líneas rojas y nunca te apartes de ellas.

Existe un debate considerable sobre si el método de Bandeja de Entrada Cero funciona realmente o no. Algunos argumentan que es necesario para controlar un problema cada vez mayor, mientras que otros cuestionan la eficacia con la que se trata el estrés cuando tienes nuevos sistemas que vigilar.

El primer factor que determinará si esto funcionará o no es el sector en el que trabajas.

Si trabajas en una fábrica, en un taller, en trabajos manuales o en algo que no requiera el correo electrónico o lo requiera muy poco, entonces estás listo. Pero si tu trabajo es de oficina, administrativo de alguna otra forma, autónomo, por cuenta propia, etc., entonces tu entrada de correo electrónico va a aumentar mucho, haciendo que todo el asunto sea mucho más difícil.

Si trabajas para tu gobierno, olvídate de borrar correos electrónicos porque, legalmente, lo tienes prohibido. En EEUU, la Ley de Archivos Presidenciales de 1978 establece que todos los correos electrónicos de una administración presidencial siguen siendo propiedad del Estado y deben archivarse. Esto se extiende también a todos los departamentos gubernamentales y a quienes trabajan en ellos. Muchos países tienen leyes similares.

Sectores como el jurídico, el financiero y el médico también tienen leyes estrictas sobre el tiempo que deben conservarse los registros de correo electrónico. Varía de un país a otro, pero puede ser de hasta una década después del envío del correo electrónico. El incumplimiento puede ponerte en serios aprietos si te llaman los organismos reguladores.

Hay un viejo refrán que dice ojos que no ven, corazón que no siente. En otras palabras, para recordar algo, tienes que poder verlo. Si lo mueves a otra carpeta, lo borras o lo pospones, te olvidarás de ello. Es la naturaleza humana. Cuando tenemos mil y una cosas más que hacer, es fácil que algo se nos olvide si no nos lo recuerdan constantemente.

Por supuesto, la solución aquí sería utilizar una lista de tareas en el teléfono o el ordenador, pero esa es otra aplicación que hay que comprobar. Es discutible cuánto más eficiente te haría eso.

Podría decirse que trasladar los correos electrónicos a otra plataforma no supone ninguna diferencia

El mayor argumento en contra de la eficacia de Inbox Zero es que el mero hecho de trasladar los correos electrónicos de una plataforma a otra no tiene realmente mucho impacto al final del día. Si trasladas tus boletines de correo electrónico a Pocket, y tus tareas pendientes a la aplicación Recordatorios de tu iPhone, entonces son nuevas aplicaciones que ahora tienes que consultar. ¿Dónde está el ahorro de tiempo?

No hay una buena respuesta definitiva a esto, excepto decir que la situación de cada persona es diferente, y que tu kilometraje variará. Lo que funciona para una persona no funcionará para otra. Prueba Inbox Zero y comprueba cómo te va. Puede que te sorprendas gratamente.